Umowa najmu okazjonalnego – co to jest i co powinna zawierać?

Umowa najmu okazjonalnego to umowa najmu mieszkania zawierana na czas oznaczony, najwyżej 10 lat, przez właściciela będącego osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Od zwykłego najmu odróżniają ją 3 obowiązkowe załączniki – w tym notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji – oraz zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Sierpień i wrzesień to w Krakowie szczyt sezonu najmu. W ogólnopolskim badaniu ankietowym Centrum AMRON 40% studentów, którzy zawarli umowę najmu, wskazało wrzesień – badanie objęło studentów z 18 ośrodków akademickich, nie jest więc wyłącznie statystyką Krakowa. W samym Krakowie w 2024 roku studiowało 137 784 osób. Właśnie teraz właściciele najczęściej pytają nas o najbezpieczniejszą formę umowy. Dlatego zaktualizowaliśmy ten poradnik w sierpniu 2026 roku: dodaliśmy omówienie wszystkich oświadczeń, termin zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego oraz praktyczną listę kontrolną krok po kroku.

Czym jest umowa najmu okazjonalnego i kto może ją zawrzeć

Najem okazjonalny reguluje ustawa z 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (rozdział 2a, art. 19a-19e). Zgodnie z art. 19a wynajmującym może być wyłącznie osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Przedmiotem umowy jest natomiast lokal służący zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych najemcy.

Umowę zawiera się na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat. Z góry ustalony koniec obowiązywania pozwala właścicielowi planować dalsze wykorzystanie mieszkania, a nazwa „okazjonalny” opisuje formę prawną, nie długość najmu. Ponadto umowa oraz wszystkie jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dzięki temu obie strony mają jasny zapis uzgodnionych warunków, co zmniejsza ryzyko sporów.

Co powinna zawierać umowa najmu okazjonalnego

Poza wymogami ustawowymi dobra umowa precyzyjnie opisuje warunki współpracy stron. W praktyce powinna określać przede wszystkim:

• strony umowy – imiona i nazwiska, adresy zamieszkania, numery PESEL i numery dokumentów tożsamości oraz dane kontaktowe,
• przedmiot najmu – dokładny adres, powierzchnię, liczbę pomieszczeń oraz stan techniczny lokalu wraz z wyposażeniem,
• czynsz i opłaty – wysokość czynszu, termin i formę płatności, a także zasady ewentualnych podwyżek; poza czynszem właściciel może pobierać opłaty niezależne od właściciela (na przykład media), chyba że umowa najmu okazjonalnego wyraźnie stanowi inaczej – umowa powinna zatem dokładnie rozdzielać czynsz, opłaty administracyjne i media,
• czas trwania umowy – datę rozpoczęcia i zakończenia najmu,
• warunki wypowiedzenia – przypadki, w których każda ze stron może zakończyć umowę przed terminem, w granicach przepisów,
• kaucję zabezpieczającą – jej wysokość i zasady zwrotu.

Standard rynkowy to kaucja w wysokości 1-2 miesięcznych czynszów. Ustawa wyznacza przy najmie okazjonalnym górną granicę prawną na poziomie 6-krotności czynszu (art. 19a ust. 4), jednak praktyka rynkowa pozostaje daleko od tej granicy. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu. Właściciel potrąca z niej swoje należności oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Zgodnie z art. 6 ust. 3 w związku z art. 19e ustawy – który znajduje zastosowanie przy umowie zgłoszonej do urzędu skarbowego – zwraca się ją po waloryzacji według aktualnej stawki czynszu, nie mniej niż kwotę pobraną. Podstawą rozliczenia jest protokół zdawczo-odbiorczy – zasady opisaliśmy szczegółowo w poradniku o kaucji i protokole zdawczo-odbiorczym.

Oświadczenia przy najmie okazjonalnym – 3 obowiązkowe załączniki

Siłą najmu okazjonalnego są załączniki wymienione w art. 19a ustawy. Bez nich umowa nie daje właścicielowi żadnej dodatkowej ochrony, dlatego warto poznać każdy z nich.

1. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji

Najemca składa w formie aktu notarialnego oświadczenie, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. To fundament całej konstrukcji: dzięki temu dokumentowi właściciel nie musi prowadzić procesu o eksmisję, aby odzyskać mieszkanie. Ustawa nie przesądza, kto płaci notariuszowi – w praktyce koszt najczęściej pokrywa najemca, jednak warto zapisać to wprost w umowie.

2. Wskazanie lokalu zastępczego

Najemca wskazuje inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji. Ten wymóg zapobiega sytuacji, w której osoba eksmitowana zostaje bez miejsca zamieszkania. Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni na wskazanie innego. Termin biegnie od dnia, w którym dowiedział się o tym zdarzeniu. Wyjątek przewidziano dla najemców będących beneficjentami ochrony czasowej: zgodnie z art. 112e specustawy (Dz.U. 2026 poz. 203) nie stosuje się wobec nich wymogu wskazania innego lokalu ani zgody jego właściciela.

3. Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego

Właściciel lokalu zastępczego (lub osoba z tytułem prawnym do niego) oświadcza, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Na żądanie wynajmującego podpis pod tym oświadczeniem powinien być notarialnie poświadczony. W sezonie, gdy umowy podpisuje się szybko, warto z tej możliwości skorzystać. Poświadczenie notarialne potwierdza autentyczność podpisu. Utrudnia zatem posłużenie się oświadczeniem osoby, która podszywa się pod właściciela wskazanego lokalu.

Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego – 14 dni

Zgodnie z art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego. Właściwy jest naczelnik ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, a termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Termin biegnie więc od rozpoczęcia najmu, a nie od podpisania dokumentów – to częsta pomyłka.

Konsekwencja zaniedbania jest poważna. Brak terminowego zgłoszenia nie unieważnia umowy – pozostaje ona ważną umową najmu okazjonalnego – ale wyłącza stosowanie art. 19c i 19d ustawy. Właściciel traci więc między innymi możliwość skorzystania z uproszczonej procedury opróżnienia lokalu, dla której całą konstrukcję przeprowadził. Ponadto na żądanie najemcy właściciel ma obowiązek przedstawić potwierdzenie zgłoszenia – warto je zachować razem z umową.

Co daje właścicielowi umowa najmu okazjonalnego

Główną zaletą tej formy najmu jest uproszczona procedura odzyskania lokalu, gdy najemca nie chce go opuścić po zakończeniu umowy. Przebiega ona w 3 krokach:

1. Żądanie opróżnienia lokalu. Właściciel doręcza najemcy pisemne żądanie z podpisem urzędowo poświadczonym. Dokument wskazuje umowę, przyczynę ustania najmu oraz termin opuszczenia lokalu – nie krótszy niż 7 dni od doręczenia.
2. Klauzula wykonalności. Jeżeli najemca nie wyprowadzi się w terminie, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do wniosku dołącza żądanie opróżnienia lokalu z dowodem doręczenia, dokument potwierdzający tytuł prawny do mieszkania oraz potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.
3. Egzekucja komornicza. Z klauzulą wykonalności sprawa trafia do komornika, który prowadzi postępowanie egzekucyjne.

W przypadku najmu okazjonalnego sąd nie orzeka o prawie najemcy do lokalu socjalnego, co przy zwykłej umowie potrafi zatrzymać eksmisję na długo. Rzetelny najemca również zyskuje. Umowa gwarantuje mu stabilne warunki na czas oznaczony. Potwierdzenie z urzędu skarbowego dowodzi z kolei, że właściciel dopełnił obowiązku zgłoszenia.

Prawa i obowiązki stron w skrócie

Właściciel oddaje lokal w stanie umówionym, utrzymuje go w tym stanie przez cały okres najmu i wykonuje naprawy, które go obciążają. Ma prawo pobierać czynsz i opłaty niezależne od siebie, a po zakończeniu umowy żądać opróżnienia lokalu. Kaucję zwraca w ciągu miesiąca od opróżnienia mieszkania, po potrąceniu należności i po ustawowej waloryzacji – nie mniej niż kwotę pobraną.

Najemca płaci czynsz w terminie, dba o lokal, wykonuje drobne naprawy i niezwłocznie zgłasza awarie. Dodatkowo utrzymuje aktualność oświadczeń dotyczących lokalu zastępczego – zaniedbanie tego obowiązku może skutkować wypowiedzeniem umowy przez właściciela. W zamian ma prawo do spokojnego korzystania z mieszkania, napraw obciążających właściciela oraz zwrotu kaucji.

Lista kontrolna właściciela krok po kroku

Tak wygląda kompletna ścieżka od decyzji o wynajmie do bezpiecznie działającej umowy:

1. Ustal warunki: czynsz na tle rynku, opłaty, czas trwania umowy oraz kaucję (standard to 1-2 miesięczne czynsze).
2. Zweryfikuj kandydata na najemcę według obiektywnych kryteriów związanych z wykonaniem umowy (źródło dochodu, referencje) – zawsze za jego wiedzą i zgodą oraz tylko w zakresie niezbędnym.
3. Przygotuj pisemną umowę z pełnymi danymi stron i dokładnym opisem lokalu.
4. Podpisz umowę i pobierz kaucję przed wydaniem kluczy.
5. Poproś najemcę o akt notarialny z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji – notariusz sporządza je w odniesieniu do zawartej umowy, dlatego ten krok następuje po jej podpisaniu.
6. Odbierz wskazanie lokalu zastępczego oraz oświadczenie jego właściciela o zgodzie; rozważ żądanie notarialnego poświadczenia podpisu. Dopiero komplet załączników daje umowie pełną ochronę najmu okazjonalnego.
7. Sporządź protokół zdawczo-odbiorczy przy przekazaniu mieszkania.
8. Zgłoś umowę naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu i zachowaj potwierdzenie.
9. W trakcie najmu pilnuj aktualności oświadczeń – przy utracie lokalu zastępczego najemca ma 21 dni od dnia, w którym dowiedział się o tym zdarzeniu, na wskazanie nowego.
10. Na 2-3 miesiące przed końcem umowy porozmawiaj o przedłużeniu albo zaplanuj poszukiwanie kolejnego najemcy.

Komplet formalności właściciela – od weryfikacji najemcy po zgłoszenia urzędowe – zebraliśmy w osobnym przewodniku po formalnościach wynajmu. Właścicielom wynajmującym studentom polecamy też poradnik o mieszkaniu pod najem studencki.

Najczęstsze pytania o umowę najmu okazjonalnego

Czy umowę najmu okazjonalnego trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Tak. Zgodnie z art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów zgłoszenia dokonuje właściciel. Kieruje je do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania, w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia nie unieważnia umowy, ale wyłącza stosowanie art. 19c i 19d – właściciel traci wtedy między innymi uproszczoną procedurę opróżnienia lokalu.

Ile wynosi kaucja przy umowie najmu okazjonalnego?

Standard rynkowy to 1-2 miesięczne czynsze; ustawowa granica przy najmie okazjonalnym to 6-krotność czynszu. Kaucję zwraca się w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela. Podlega ona ustawowej waloryzacji według aktualnej stawki czynszu, nie mniej niż kwota pobrana.

Jakie oświadczenia są potrzebne przy najmie okazjonalnym?

Do umowy dołącza się 3 dokumenty. Pierwszy to oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Drugi to wskazanie lokalu zastępczego na wypadek egzekucji. Trzeci to oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy. Na żądanie wynajmującego podpis pod trzecim oświadczeniem powinien być notarialnie poświadczony.

Co się dzieje, gdy najemca straci lokal zastępczy?

Najemca ma na to 21 dni od dnia, w którym dowiedział się o utracie lokalu zastępczego. W tym czasie wskazuje inny lokal i dostarcza oświadczenie jego właściciela o zgodzie na zamieszkanie. Jeżeli tego nie zrobi, wynajmujący może wypowiedzieć umowę na zasadach opisanych w ustawie.

Czy umowa najmu okazjonalnego jest korzystna dla najemcy?

Tak, dla rzetelnego najemcy to bezpieczna forma najmu. Umowa gwarantuje stabilne warunki przez cały okres oznaczony i chroni przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem. Najemca może też żądać potwierdzenia zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego – dowodzi ono dopełnienia obowiązku zgłoszenia i zachowania szczególnych skutków najmu okazjonalnego.

Podsumowanie

Umowa najmu okazjonalnego daje osobie prywatnej najszersze ustawowe zabezpieczenia spośród form wynajmu mieszkania – pod warunkiem dopełnienia formalności. O jej skuteczności rozstrzygają 3 elementy. Pierwszy to komplet oświadczeń z aktem notarialnym na czele. Drugi to zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Trzeci to forma pisemna każdej zmiany. W sezonie studenckim, gdy umowy podpisuje się szybko, łatwo o zaniedbanie któregoś z tych kroków.

Jeśli wolą Państwo powierzyć formalności biuru, pomagamy właścicielom na każdym etapie – od ustalenia stawki czynszu i weryfikacji najemcy po komplet dokumentów. Mieszkanie można zgłosić przez formularz, a zakres obsługi opisujemy na podstronie wynajem nieruchomości.

Źródła:

• Ustawa z 21.06.2001 o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. 2023 poz. 725), art. 6 ust. 3-4 i art. 19a-19e – eli.gov.pl/eli/DU/2023/725/ogl (tekst zweryfikowany 14.08.2026)
• Wyjątek dla beneficjentów ochrony czasowej – art. 112e, Dz.U. 2026 poz. 203 – eli.gov.pl
• Sezonowość umów studenckich – Centrum AMRON, raport „Studenci na rynku nieruchomości 2025” (ogólnopolskie badanie ankietowe, 37 uczelni w 18 ośrodkach) – amron.pl
• Liczba studentów w Krakowie (137 784 w 2024 r.) – krakow.pl